Definimos la planificación (según la RAE) como la acción y el efecto de planificar y planificar como hacer un plan o
proyecto de una acción. También definimos la programación como “acción y efecto de programar” y como programar “formar programas, previa declaración de lo que se piensa hacer y anuncio de las partes de que se ha de componer un acto”.
La programación está incluida en la planificación. Es una parte de ella. Podemos asegurar que la planificación implica:
– Partir de una realidad analizada
– Acercar o determinar el futuro
– Diseñar un camino que pueda ser recorrido
– Establecer los pasos precisos para alcanzar los objetivos propuestos
– Romper la resistencia al cambio
– Comprometerse en su ejecución
Elaboración de proyectos
Todo lo que hacemos dentro de la animación en el tiempo libre, tiene un porqué que parte de una idea global que nos marcará poco a poco el camino para realizar actividades con un determinado sector de población.
El plan de actuación puede tener uno o varios programas, al igual que un programa puede tener uno o varios proyectos, con lo que podemos decir de una manera general que el proyecto sería la mínima parte del plan, esto facilitará nuestro trabajo para conseguir los objetivos marcados.
Vamos a definir a continuación las etapas de un proyecto:
- Fase de planificación: se trata de establecer cómo el equipo de trabajo deberá satisfacer las restricciones de prestaciones, planificación temporal y coste. Da consistencia al proyecto y evita sorpresas.
- Fase de ejecución: representa el conjunto de tareas y actividades que suponen la realización propiamente dicha del proyecto, la ejecución de la obra de que se trate. Responde a las características técnicas específicas de cada tipo de proyecto y supone poner en juego y gestionar los recursos en la forma adecuada para desarrollar la obra.
- Fase de puesta en marcha. Es la puesta en marcha del sistema desarrollado comprobando que funciona adecuadamente y responde a las especificaciones en su momento aprobadas.
A estas tres fases podemos añadir otras dos que definen un conjunto de actividades que resultan básicas para el desarrollo del proyecto:
– Fase de iniciación: definición de los objetivos del proyecto y de los recursos necesarios para su ejecución. Está destinada a la preparación del mismo, tiene gran trascendencia para la buena marcha del proyecto y que deberá ser cuidada.
– Fase de control: monitorización del trabajo realizado analizando cómo el progreso difiere de lo planificado e iniciando las acciones correctivas que sean necesarias. Incluye también el liderazgo.
Ahora nos paramos a examinar más detenidamente los proyectos. Es necesario plantearnos diferentes preguntas que nos lleven a una sola contestación y que nos faciliten el trabajo a la hora de plantear cualquier actividad para el sector de población al que nos dirijamos.
- Por qué: fundamentación, razones globales
- Qué: objeto, perspectiva del objeto
- Para qué: finalidad y objetivos
- Quién.: recursos humanos para diseñar y gestionar
- Cómo: metodología
- Con qué: recursos materiales y funcionales
- Cuándo: calendario, temporalización
- Cuánto: recursos económicos y financieros
- Dónde: ubicación
Aun planteándonos estas preguntas debemos saber que puede haber diferentes formas de realizar proyectos
- Fundamentación o introducción: en este punto del proyecto debemos justificar la acción que planteamos, con lo que debemos analizar la población a la que nos dirigimos y explicar brevemente nuestra acción y a su vez justificarla.
- Objetivos: este punto es uno de los más importantes del proyecto, ya que nos planteamos el que queremos conseguir con él, podremos diferenciar aquí distintos subgrupos:
– Generales: son aquellos que nos marcamos a grandes rasgos.
– Específicos: estos serían aquellos que conseguimos poco a poco, dentro de las actividades, y que desembocan en su conjunto en los generales.
– Operativos: desglosamos los específicos. Se refleja la forma activa de llegar a conseguir resultado en las actividades, siempre más concretos y específicos de cada actividad que se plantea dentro de un proyecto.
Todos los objetivos deben ir formulados en infinitivo, por ejemplo: fomentar…, incentiva…, motivar…, potenciar…
- Metodología: explicaremos la forma en la que llevaremos a cabo el proyecto, incluso podríamos extendernos en explicar los métodos que vamos a emplear, para conseguir los objetivos marcado en el punto anterior. Algunos ejemplos son: la forma de organizar el grupo, la forma de la sesión informativa, participativa,… todo lo que creamos que va a operativizar el funcionamiento del grupo en la actividad.
- Actividades: desarrollaríamos todo las actividades que van a componer el desarrollo de la actividad en global, si lo creemos necesario debemos desarrollarlas minuciosamente aunque también podemos nombrarlas.
- Temporalización (planing y horario): ubicamos la actividad en el tiempo, reflejando también un horario general, que nos sitúe en el tiempo real del día.
- Localización: aquí encontraremos el lugar exacto de realización de la actividad incluso en la mayoría de los casos es recomendable poner los accesos al lugar de la realización.
- Destinatarios: descripción del sector al que va dirigida la actividad, así como el número óptimo de participantes. También reflejaremos siempre y cuando lo creamos conveniente las características del grupo.
- Recursos: podremos reflejar todo aquello que necesitamos, por ello lo dividimos a su vez en tres grupos:
– recursos humanos: aquellas personas que serían necesarias para poder realizar la actividad (monitores, coordinador, limpieza, cocina, etc.)
– recursos materiales: materiales que se necesitan para la realización de la actividad. Estos a su vez podríamos dividirlos en inventariables, instalaciones, técnicos, fungibles…
– recursos económicos: coste de la actividad en global, pero después deberíamos hacer una presupuesto detallado y estimado para la realización de la actividad en sí, este sería un punto que encontraríamos dentro de recursos económicos.
- Evaluación: no solo se evaluará la actividad al finalizarla, sino también durante la elaboración del proyecto (dificultades, obstáculos, etc.) y durante la realización del proyecto, atendiendo a su vez a la observación del desarrollo, como a los comentarios que se aprecian en los participantes. Y como evaluación final realizaremos evaluación de los participantes y la evaluación del grupo.
